Diffetenze fra ECM e collaboration tool

• 07 Maggio 2024

Quali sono le differenze fondamentali tra un ECM e Sharepoint? Entrambi i software gestiscono entrambi dei contenuti aziendali ma hanno obbiettivi molto differenti tra loro. Una solida integrazione di questi due software è una possibilità per implementare un robusto sistema di gestione, archiviazione, propagazione e protezione di tutti i contenuti aziendali.

 

Differenze chiave

 

• ECM: progettato specificamente per la gestione dei documenti, compresi archiviazione, ricerca, sicurezza e gestione del ciclo di vita dei documenti.
• SharePoint: una piattaforma più ampia per la collaborazione e la gestione dei contenuti che include funzioni di gestione dei documenti, oltre a strumenti per la creazione di siti intranet, la gestione dei progetti e la collaborazione tra team. Soluzione di gestione documentale più generica e meno specializzata

 

Caratteristiche specifiche

 

• ECM: spesso offre funzioni avanzate per l'indicizzazione, la classificazione automatica dei documenti e la gestione dei metadati specifici del settore.
• SharePoint: più orientato all'integrazione con altri prodotti Microsoft e alla collaborazione online, con funzionalità integrate di condivisione dei file e di gestione dei diritti degli utenti.

 

Integrazione e compatibilità:

• ECM: può essere progettato per integrarsi specificamente con determinati software aziendali, offrendo un migliore adattamento alle esigenze specifiche di alcuni settori.
• SharePoint: eccellente integrazione con i prodotti Microsoft Office e altri servizi Microsoft.

 

Le potenzialità di Doc.Series come software ECM

• Migliore gestione del ciclo di vita dei documenti:

Doc.Series è in grado di gestire meglio l'intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione all'archiviazione o alla distruzione, con regole di conformità e conservazione rigorose.

• Maggiore sicurezza e conformità:

Doc.Series è dotato di solide funzioni di sicurezza e conformità, essenziali per i settori regolamentati come quello finanziario, sanitario o legale. Il software è conforme alle normative legali e allo standard eCH sulla gestione elettronica dei documenti.

• Automazione ed efficienza:

Doc.Series offre funzionalità superiori di automazione dei processi documentali, come l'estrazione automatica dei dati, la classificazione e l'elaborazione dei documenti, riducendo i tempi di gestione manuale e migliorando l'efficienza. Anche i flussi di lavoro sono molto più potenti.

• Personalizzazione e scalabilità:

Doc.Series può essere altamente personalizzabile per soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda, offrendo possibilità di adattamento e scalabilità che potrebbero essere limitate in SharePoint.

• Prossimità:

Doc.Series è una società svizzera che applica tutte le norme del diritto svizzero.

 

Quindi quale software devo implementare in azienda? In realtà non si tratta di scegliere o contrapporre un software ECM ad un software di collaborazione come Sharepoint o google Drive. Per ottenere il maggior beneficio in azienda è consigliabile utilizzare in modo corretto entrambi i sistemi.